El objetivo de la presente política es velar por la protección de la información y los datos personales de clientes, proveedores, trabajadores y clientes/ usuarios de DIOFIL S.A.S. sociedad legalmente constituida en Colombia, identificada con 901.853.446-1 y domiciliada en la ciudad de Medellín, Antioquia (En adelante “LA EMPRESA” o “EL SITIO WEB”) . Este documento contiene la política general de tratamiento de información y datos personales DIOFIL S.A.S., con el fin de dar a conocer a nuestros usuarios la información requerida por LA EMPRESA para la prestación de todos y cada uno de los servicios, así como su fin, uso y la protección de esta. Del mismo modo, contempla los derechos, deberes, responsabilidades, procedimientos y canales de comunicaciones entre LA EMPRESA y sus usuarios, proveedores y clientes.

Por lo anterior, el presente documento hace parte integral de los Términos y Condiciones de DIOFIL S.A.S. los cuales son aceptados por sus trabajadores, usuarios, proveedores y/o clientes ya sea a través de los diferentes medios electrónico o por cualquier otro medio habilitado y autorizado por LA EMPRESA. Esta política no solo establece directrices para garantizar la privacidad y seguridad de los datos recopilados sino que también asegura la transparencia en cómo se utilizan y gestionan estos datos. Al proporcionar claridad sobre el manejo de la información, la política ayuda a construir confianza tanto con los consumidores como con las autoridades reguladoras.

Los titulares de los datos personales, es decir, los usuarios, clientes y proveedores de DIOFIL S.A.S., aceptan el tratamiento de sus datos personales conforme los términos de la presente política y por tanto, autorizan a su tratamiento una vez comparten su información por la página Web, bases de datos, figuras jurídicas contractuales, compras o ventas, correos electrónicos establecimientos de comercio y redes sociales de LA EMPRESA, así como de manera telefónica y presencialmente, en caso de darse y en general, quien en ejercicio de cualquier actividad laboral, comercial, civil o de cualquier naturaleza legal, sean estas permanentes u ocasionales, suministre cualquier tipo de información o datos o personal a DIOFIL S.A.S.

Usted acepta que DIOFIL S.A.S., recopile, utilice, almacene, procese y elimine la información relacionada con usted tal y como se describe en la presente Política de Protección y Tratamiento de datos es efectiva a partir de la fecha indicada anteriormente y sólo es aplicable al Servicio y no a otros sitios web accesibles desde el Servicio, ya que pueden estar sujetos a sus propias prácticas y políticas de recopilación y uso de datos.

1. ALCANCE

La presente política aplica para toda la información personal registrada por la página Web, bases de datos, figuras jurídicas contractuales, compras o ventas, correos electrónicos establecimientos de comercio y redes sociales de LA EMPRESA, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales. Por tal razón, la información que recopile en nombre de trabajadores, clientes y/o usuarios será, entre otras cosas, pero sin limitarse a:

• Datos de Usuario: Datos de contacto o generales que el usuario, cliente, proveedor, proporciona a través de los canales habilitados en el sitio web o vía correo electrónico, telefónicamente, durante el prerregistro, o personalmente, con la finalidad de solicitar información, cotizaciones, suscribirse, adquirir y/o vender productos y servicios, participar en dinámicas ofrecidos por DIOFIL S.A.S., o presentando PQRS (Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias).
• Clientes: Personas que adquieren y/o vendan los servicios y/o productos ofrecidos por DIOFIL S.A.S. Estos individuos, debido a la relación comercial establecida, proporcionan datos personales a la empresa. La información proporcionada será utilizada exclusivamente por DIOFIL S.A.S de acuerdo con lo consagrado en esta política.
• Usuarios: Personas que visualizan y muestran interés en los servicios y/o productos ofrecidos por DIOFIL S.A.S. Estos individuos también pueden proporcionar datos personales a la empresa debido a su interés personal. La información proporcionada será utilizada exclusivamente por DIOFIL S.A.S de acuerdo con lo consagrado en esta política.
• Proveedores: Son personas naturales y/o jurídicas, son socios clave en LA EMPRESA de ropa de segunda mano, suministrando productos que complementan nuestros servicios. Mantenemos una relación comercial basada en la confianza, en la cual nos facilitan información como nombre, correo electrónico, contactos, y detalles bancarios para llevar a cabo las transacciones. Esta colaboración nos permite ofrecer a nuestros clientes una selección de prendas de alta calidad, beneficiando a todas las partes involucradas.
  
• Trabajadores: Aquellos que con ocasión a la relación laboral o vínculo contractual vigente con LA EMPRESA deben brindar una cantidad de información suficiente para perfeccionar el vínculo jurídico y desarrollar actividades o funciones propias de y para LA EMPRESA, información que como mínimo debe contener nombre completo, identificación, dirección electrónica, física y de contacto telefónico, cuenta bancaria para el pago, firma, imagen, entre otras que se generen producto del vínculo contractual y laboral vigente.

 2. OBJETIVO

DIOFIL S.A.S. ha adoptado esta Política de Protección y Manejo de Datos Personales para cumplir con lo estipulado en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas reglamentarias que regulan el Habeas Data en Colombia, reconociendo el derecho de todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se tenga de ellas. Los datos personales que se recolectan y almacenan en las bases de datos de DIOFIL S.A.S., o que se suministran durante la adquisición de productos y/o servicios, son necesarios para el desarrollo de su actividad principal.

DIOFIL S.A.S. reconoce la importancia de proteger el derecho a la privacidad e intimidad de sus usuarios, clientes, trabajadores y proveedores, por lo que ha diseñado esta política de manejo y uso de datos personales. La política detalla la recolección de datos a través de medios electrónicos o físicos, sus finalidades, condiciones de uso, y la identificación del responsable de su manejo. Los “trabajadores, usuarios, clientes y proveedores” se denominan colectivamente “titulares de la información”. Esta política describe cómo DIOFIL S.A.S. recopila y utiliza información personal, incluyendo datos que pueden ser considerados sensibles, para .

3. DEFINICIONES

• Titular de la información: Persona natural o jurídica que proporciona sus datos personales, a quien se refiere la información contenida en nuestras bases de datos o de terceros. Es la única autorizada para permitir la recopilación de sus datos, así como para rectificarlos y solicitar su supresión de los mismos en cualquier momento.
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular de la información para realizar el Tratamiento de sus datos personales
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de Tratamiento y que se obtienen por medios habilitados por LA EMPRESA, incluyendo aquellos instalados para la vigilancia en sus instalaciones.
• Confidencialidad: Principio de seguridad de la información que establece quiénes y bajo qué circunstancias pueden acceder a los datos personales.
• Datos sensibles: Información que puede afectar la intimidad del Titular o cuyo uso indebido podría generar discriminación. Esto incluye datos que revelen origen racial o étnico, orientación política, creencias religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, videograbaciones o imágenes de clientes, entre otros. También pueden incluir datos que la empresa publica en su sitio web o a través de canales de atención al usuario para promover productos y servicios.
• Dato personal: Información vinculada o que puede asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato personal semiprivado: Datos que no son íntimos, reservados, ni públicos, y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar tanto al Titular como a un sector específico o a la sociedad en general. Ejemplos incluyen datos financieros y crediticios relacionados con actividades comerciales o de servicios.
• Videovigilancia: Información de imagen o audio recopilada a través de cámaras de vigilancia instaladas por la empresa en sus establecimientos de comercio para garantizar la seguridad. La información captada sobre trabajadores, clientes, usuarios y proveedores será gestionada por la empresa en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012.
• Publicidad: Toda forma de comunicación realizada por la empresa con el objetivo de brindar información sobre productos, actividades comerciales y comunicar estrategias o campañas publicitarias, tanto propias como de terceros. Esta comunicación se realiza como referencia y no constituye una oferta pública.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que, actuando sola o en conjunto con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos personales.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que, actuando sola o en conjunto con otros, realiza el Tratamiento de datos personales en nombre del Responsable del Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, dentro del contexto de las actividades comerciales de la empresa.
  
• Transmisión de datos: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera de Colombia, realizada por el encargado y el responsable.
• Reclamo: Derecho del Titular de la información para solicitar la corrección, actualización o supresión de sus datos, o cuando considere que se han violado los deberes establecidos por la Ley 1581 de 2012 y la política de tratamiento de datos de la empresa.
• Requisito de procedibilidad: Requisito que el Titular o causahabiente debe cumplir antes de presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, consistente en agotar previamente el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o Encargado del Tratamiento.

4. INFORMACIÓN QUE NOS PROPORCIONAS

• Tu ubicación: Recopilamos esta información para personalizar nuestras estrategias de marketing y ofrecerte servicios adaptados a tu región o área específica, mejorando así nuestra oferta de ropa de segunda mano.
• Tu número de teléfono: Utilizamos tu número de teléfono para notificarte sobre actualizaciones y novedades relacionadas con la compra y venta de ropa de segunda mano, realizar verificaciones, y contactarte para resolver cualquier problema o pregunta que puedas tener sobre nuestros productos o servicios. También empleamos tu número de teléfono para fines de comunicación, gestión y optimización de nuestros servicios, así como para la publicidad y promoción de nuestra tienda fisica y /o en línea
• Tu dirección de correo electrónico: Usamos tu dirección de correo electrónico para la gestión y optimización de nuestros servicios, para verificación, envío de reportes y para la publicidad y promoción de nuestra tienda fisica o en linea.
• Información de tu tarjeta de pago y otros métodos de pago: Necesitamos la información como número de cuenta bancaria o medio de pago para procesar las compras y ventas de ropa de segunda mano de manera rápida y segura. DIOFIL S.A.S., podrá solicitar información financiera para realizar el pago en linea sin embargo NO accederá ni almacenará la información completa de la tarjeta de crédito; esta se utilizará únicamente para efectuar el pago. Sin embargo, almacenamos el número de cuenta bancaria para realizar pagos relacionados con la venta de prendas consignadas. Todos los pagos se procesan de manera segura, cumpliendo con el Estándar de Seguridad de Datos para la Industria de Tarjetas de Pago y siguiendo las directrices establecidas por el banco adquirente.

5. PRINCIPIOS

• Principio de Legalidad en el Tratamiento de Datos: El Tratamiento cumplirá con la protección de la información, garantizando la protección de esta contra ataques.
• Principio de Propósito: El tratamiento obedecerá a una finalidad legítima.
• Principio de libertad: El Tratamiento sólo podrá realizarse con el consentimiento previo del Interesado.
• Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Queda prohibido el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que puedan inducir a error.
• Principio de trasparencia: Debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable o encargado del tratamiento información sobre el tratamiento.
• Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte del responsable o encargado del tratamiento será manejada con medidas técnicas, humanas y administrativa.
• Principio de confidencialidad: Garantizamos la confidencialidad de los datos e información que no tenga el caracter de publico.

6. MARCO NORMATIVO

-Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, dispone:

“Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.

Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley”.

-Artículo 20 de la Constitución Política de Colombia, dispone:

“Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios de comunicación masiva.
Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura.”

– La Ley 1581 de 2012, reglamentado por el Decreto 1377 de 2013, desarrolló el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido en bases de datos y/o archivos, y en general los derechos constitucionales consagrados en el artículo mencionados anteriormente de la Constitución Política de Colombia.

DIOFIL S.A.S., en cumplimiento de la normatividad colombiana en materia de tratamiento de datos personales, se encuentra comprometida con la protección de los datos personales de sus trabajadores, usuarios, clientes y proveedores y con el respeto de los derechos de los titulares de la información. Por eso, suscribe y pone en su conocimiento la siguiente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la “Política de Protección”) de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre el tratamiento de datos personales y de obligatorio cumplimiento por parte de LA EMPRESA, sus administradores, proveedores contratistas empleados y funcionarios.

7. ACEPTACIÓN Y CONSENTIMIENTO

Al aceptar nuestro aviso de privacidad, firmar nuestro contrato, o marcar la casilla de aceptación entenderemos que consientes la recolección de tus datos personales conforme a las finalidades y objetivos de DIOFIL S.A.S. Esto incluye el uso de tu información para mejorar nuestros servicios de compra y venta de ropa de segunda mano, personalizar tu experiencia de compra, ofrecerte productos relevantes, celebrar negocios jurídicos, y cumplir con las obligaciones contractuales y legales establecidas. Tu consentimiento nos permite manejar tus datos de manera segura y conforme a las normativas de protección de datos vigentes, asegurando siempre tu privacidad y confidencialidad.

Con la aceptación del aviso de privacidad, nos das tu consentimiento para usar los datos proporcionados en relación con la prestación de nuestros servicios de compra y venta de ropa de segunda mano, tal como se establece en esta política. DIOFIL S.A.S. podrá recopilar y tratar datos personales que, en algunas situaciones, pueden incluir datos sensibles, como información sobre preferencias de moda, tallas, y otras características personales relevantes para la compra y venta de ropa. El tratamiento de estos datos requiere de tu consentimiento libre, previo e informado, el cual puede otorgarse de forma expresa o mediante conducta concluyente. DIOFIL S.A.S. mantendrá la trazabilidad de la autorización otorgada mediante medios adecuados que garanticen su obtención, como la aceptación de términos y condiciones, el aviso de privacidad que sustenta el tratamiento de datos personales, o cualquier otro mecanismo que permita acreditar y demostrar un registro.

Por lo tanto, se podrán recopilar datos personales como:

Información del cliente:

• • Información de contacto como nombre, teléfono móvil y correo electrónico.
  • Información de pago, incluyendo número de cuenta bancaria para realizar transacciones relacionadas con la compra y venta de ropa.

Preferencias personales: Información sobre gustos y preferencias, como género de ropa favorito, actividades de ocio, y otras preferencias personales relacionadas con la moda.

Algunos datos proporcionados a través de nuestro sitio web o por otros medios físicos o digitales pueden considerarse sensibles, ya que pueden revelar aspectos personales significativos. DIOFIL S.A.S. realiza el tratamiento de estos datos únicamente para desarrollar su objeto principal de compra y venta de ropa de segunda mano, asegurando que se manejen con la debida confidencialidad y en cumplimiento con las leyes de protección de datos vigentes.

Parágrafo-. Los servicios disponibles que brinda DIOFIL S.A.S., sólo podrán ser adquiridos por aquellas personas que tengan capacidad jurídica en Colombia, para ello, serán los mayores de 18 años y quienes tengan facultad para obligarse. Por tal motivo, si el Usuario, cliente y el proveedor carecen de dicha capacidad jurídica, NO podrán realizar transacciones y/o negociaciones con DIOFIL S.A.S., para la compra de productos o servicios, presumimos la buena fe de nuestros usuarios, clientes y proveedores pero de realizarse asumirá una responsabilidad penal y/o civil. Al prestar nuestro Servicio utilizando plataformas propias o de terceros, no recopilamos conscientemente información personal de menores de 18 años ni permitimos que accedan al servicio. Nos tomamos muy en serio la privacidad de los niños y animamos a los padres a desempeñar siempre un papel activo en la experiencia en línea de sus hijos en todo caso, los menores de 18 años podrá comercializar o adquirir los productos en las tiendas fisicas con previa autorización de los padres por escrito.

El Titular es el único responsable de la veracidad de los datos facilitados, ya que, DIOFIL S.A.S., presume de buena fe que los usuarios, participantes y clientes conocen las prohibiciones expresas realizadas e informadas por el sitio web con anterioridad a la adquisición de cualquier producto y/o servicio, a través de sus términos y condiciones tales como la prohibición de ingreso de menores de edad, y avisos. En este sentido, si el consentimiento no se prestó de forma expresa, se entenderá prestado mediante conducta concluyente.

8. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES PÁGINA WEB

La Información que LA EMPRESA recolecta mediante los canales de contacto dispuestos en su página web https://diofill.com para la asesoría e información, es decir, aquellos datos personales de quienes se encuentran interesados en establecer un contacto con DIOFIL S.A.S., podrán contactarse de manera directa al correo electrónico a través de la página web mencionada.

PARÁGRAFO-. Los servicios disponibles prestados por LA EMPRESA sólo podrán ser adquiridos por aquellas personas que tengan capacidad legal para contratar según lo dispuesto por la legislación colombiana vigente (Art 1502C.C.), es decir, que tengan la facultad para obligarse por sí mismas. Por tal razón, si el Usuario/cliente/consumidor y el proveedor carece de dicha capacidad legal, NO podrá realizar transacciones y/o negociaciones con DIOFIL S.A.S, por concepto de compra y venta de productos o servicios.

9. DERECHOS DE LOS USUARIOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES SUMINISTRADOS

I. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

II. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

III. Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado o se les dará a sus datos personales.

IV. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente política, en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

V. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

VI. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

10. EJERCICIO DE SUS DERECHOS

Puede actualizar o solicitar la rectificación o eliminación de su información personal o el ejercicio de cualquiera de sus derechos en relación con su información personal cuando sea tratada por DIOFIL S.A.S escribiéndonos a administracion@diofill.com. Además, puede tener derecho a acceder a los datos del escudo de privacidad que tenemos sobre usted. Si desea solicitar acceso a sus datos de protección de la intimidad, puede enviar una solicitud por escrito a la dirección de correo electrónico indicada anteriormente. Podemos solicitarle información específica para verificar su identidad como titular .

11. FINALIDAD

DIOFIL S.A.S. realizará, de manera enunciativa pero no limitativa, el tratamiento, recolección y almacenamiento de datos personales con el objetivo de cumplir con las actividades inherentes a su objeto social, tales como la compra y venta de ropa de segunda mano, así como la prestación de servicios relacionados. El tratamiento de los datos personales se llevará a cabo a través de medios automatizados, presenciales, telefónicos o digitales. La finalidad del tratamiento de los datos personales incluirá:

a) Conocer, almacenar y procesar toda la información proporcionada por los titulares de los datos en una o varias bases de datos, en el formato que DIOFIL S.A.S., estime conveniente para gestionar las transacciones y servicios relacionados con la adquisición y venta de ropa de segunda mano.

b) Realizar la gestión tributaria, contable, fiscal y de facturación asociada a la compra y venta de ropa, así como cualquier otra actividad administrativa necesaria para el funcionamiento de la empresa.

c) Organizar, catalogar, clasificar y validar la información proporcionada, incluyendo la verificación de la calidad y estado de las prendas de segunda mano.

d) Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información sobre los titulares que se almacene, con el fin de ofrecer productos y servicios ajustados a sus necesidades y preferencias.

e) Cumplir con los requisitos legales y las autorizaciones expresas de los titulares de los datos.

f) Realizar las acciones necesarias para la gestión de las etapas precontractual, contractual y postcontractual en la oferta y prestación de nuestros servicios de compra y venta de ropa de segunda mano.

g) Realizar actividades de marketing, ventas, promociones y atención al cliente, directamente o a través de terceros asociados, para promover nuestros productos y servicios de ropa de segunda mano.

h) Dar respuesta oportuna a las solicitudes, quejas y reclamos relacionados con la compra y venta de ropa.

i) Dar respuesta y tramite oportuno a las dinámicas relacionados con la compra,trueque y venta de ropa.

j) Elaborar reportes de datos para la gestión interna y optimización de nuestros procesos comerciales.

k) Facilitar el redireccionamiento a pasarelas de pago para completar transacciones relacionadas con la compra y venta de ropa.

l) Conocer las preferencias e intereses personales de los clientes para personalizar la oferta de productos y servicios.

m) Perfilamiento de clientes y usuarios basado en información demográfica y de preferencias para mejorar nuestras estrategias de venta y marketing.

En términos generales, DIOFIL S.A.S. recopilará datos para fines relacionados con el desarrollo operativo y comercial de la empresa, tales como:

• Utilizar la información para marketing y servicios de terceros con los que DIOFIL S.A.S. tenga relación comercial.
• Proporcionar datos personales a autoridades policiales o judiciales en cumplimiento de requisitos legales o reglamentarios.
• Compartir información con auditores o terceros contratados para realizar procesos de auditoría interna o externa relacionados con nuestras operaciones de compra y venta de ropa de segunda mano.
• Consultar y actualizar los datos personales para mantener la información actualizada y precisa.
• Permitir la transferencia de información a terceros encargados de almacenar, digitalizar, organizar o auditar la información, en caso de venta, fusión, adquisición, consolidación, cambio de control social, transferencia o cesión de activos de la empresa.
• Utilizar los datos recabados para generar informes detallados sobre las preferencias y comportamientos de los clientes, que se compartirán con terceros para personalizar la oferta de productos y servicios de acuerdo con las necesidades y deseos de los usuarios, clientes y proveedores.

12. PROCEDIMIENTO PARA LA OBTENCIÓN DE LA AUTORIZACIÓN

Se informa de forma clara y expresa al titular sobre la finalidad y el tratamiento de sus datos personales a través de la presente política, los cuales son recolectados por LA EMPRESA, cuando el cliente, proveedor o usuario ingresa a las instalaciones físicas o virtuales de DIOFIL S.A.S. y/o al redireccionamiento del canal de comunicaciones, que se encuentra en el sitio web https://diofill.com

• Se informan los derechos que le asisten como titulares previstos en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012;
• Se pone en conocimiento la identificación, dirección física o electrónica de LA EMPRESA.
• El títular deberá disponer su nombre completo, su dentificación, dirección de correo electrónico, celular, país,pregunta de seguridad, a DIOFIL S.A.S.

13. ESTRATEGIAS PARA LA ADECUADA GESTIÓN DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

-ESTRATEGIA JURÍDICA: DIOFIL S.A.S., guía sus procedimientos y soluciones jurídicas de acuerdo con estipulado en la ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas reglamentarias que regulan el Habeas Data. En cuanto al cumplimiento de los deberes, obligaciones, derechos, principios y procedimientos de requerimientos.

-ESTRATEGIA DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN: DIOFIL S.A.S., anticipa posibles alteraciones y vulnerabilidades de los datos personales de los usuarios, clientes, y proveedores debido a los riesgos informáticos actuales.

-ESTRATEGIA INSTITUCIONAL: DIOFIL S.A.S., como responsable del tratamiento de datos, realiza capacitaciones a sus trabajadores, colaboradores y contratistas sobre Tratamiento de Datos y Políticas para garantizar el derecho al Habeas Data. Estas sesiones están dirigidas principalmente a los responsables del tratamiento de dichos datos personales, así como a terceros directamente relacionados con estas funciones.

Paragráfo-.Las bases de datos administradas por DIOFIL S.A.S, donde se registran datos personales, tendrán una vigencia igual al tiempo durante el cual la información se mantenga y utilice para los fines descritos en esta política. Se conservarán hasta que sea solicitada su supresión por el interesado, siempre que no exista obligación legal o contractual de conservar la información.

14. INFORMACIÓN POR SOLICITAR

Con el fin de cumplir con su propósito y prestación del servicio, LA EMPRESA podría llegar a recopilar los siguientes datos de sus usuarios/ clientes, proveedores y trabajadores, es decir “Titulares”, aunque no se limitará a ello:

• Nombres y apellidos
• Número de celular
• Correo electrónico
• Teléfono fijo
• Dirección
• Información bancaria.

14.1 Base de Datos

DIOFIL S.A.S., conformarán diferentes bases de datos con la única intención de consolidar una fuente de información segura y verificada sobre proveedores y clientes que permitan a estas su posicionamiento en el mercado tanto como oferentes de productos y servicios como consumidores de estos para la efectiva prestación de nuestros servicios.

14.1.1 Base de Datos Proveedores

DIOFIL S.A.S., dentro del giro ordinario del desarrollo de su objeto social necesita establecer relaciones con diversos proveedores para cumplir sus obligaciones contractuales y proporcionar las herramientas necesarias a sus empleados para llevar a cabo sus labores. Sin embargo, es crucial asegurar el cumplimiento de las normativas legales, contractuales y estatutarias, así como la protección de los datos personales recopilados en nuestras bases de datos. Con el objetivo de garantizar la confidencialidad y seguridad de la información personal, LA EMPRESA se compromete a seguir rigurosamente las disposiciones de protección de datos vigentes. Para ello, se deberán recopilar ciertos datos personales de:

• Proveedores actuales;
• Proveedores potenciales;
• Proveedores futuros;

Estos datos serán tratados de manera confidencial y solo se utilizarán para los fines específicos establecidos en los contratos, en las politicas y dentro del marco legal correspondiente. Adicionalmente, LA EMPRESA implementará medidas de seguridad apropiadas para proteger la información recopilada, asegurando que no se divulgue ni se utilice de manera indebida y se compromete incondicionalmente a mantener actualizados y precisos los datos personales en su posesión, permitiendo a los titulares de los mismos ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, conforme a lo estipulado en la legislación aplicable. En concordancia con lo anterior, la Base de Datos de Proveedores incluirá datos como, sin limitarse a estos:

• Nombre;
• Número de identificación (C.C.; N.I.T.; C.E.; P.P.; etc.)
• Información financiera y crediticia;
• Datos de contacto y profesionales;
• Información tributaria y bancaria.

14.1.2 ​Bases de datos de Clientes

DIOFIL S.A.S., reconoce abiertamente que los clientes son parte principal y fundamental del desarrollo de su objeto social y actividades comerciales en general. Por lo anterior, resulta necesario recolectar, almacenar, analizar y utilizar datos personales de los clientes actuales, futuros y posibles con el único fin de comprender la naturaleza de los servicios que se prestan, así como para la emisión de las facturas correspondientes por los servicios prestados en cumplimientos de los requisitos establecidos en el Estatuto Tributario Colombiano.En ese sentido, el manejo de datos personales y su recopilación en bases de datos tiene como finalidad su uso en los ámbitos contables, comerciales y promocionales de los servicios ofertados por DIOFIL S.A.S., así como para la remisión de boletines informativos de interés para los usuarios de estas. Los datos que se contendrán en la Base de Datos de Clientes son, sin limitarse a estos, los siguientes:

• Nombre del cliente;
• Nombre del contacto;
• Número de identificación (C.C.; N.I.T.; C.E.; P.P.; etc.);
• Dirección;
• Correo electrónico;
• Teléfono;
• Ciudad;
• Información tributaria (si es gran contribuyente, auto retenedor, etc.);
• Información financiera (Cuentas bancarias).

14.2. Dispositivos de seguridad de la información implementados

DIOFIL S.A.S., en aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Por su parte, las Bases de Datos consolidadas en archivos electrónicos contarán con una copia de respaldo y LA EMPRESA mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal que tenga acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información que los contienen y a través de los cuales se administran.

15. ​LA ÉTICA DE LA PRIVACIDAD

Desde el factor axiológico, LA EMPRESA busca generar una política de consciencia para el tratamiento de la información, fundamentado en la ética de la privacidad, es decir, la adopción de medidas preventivas y conscientes acerca de la importancia de proteger los datos personales de todos los usuarios, clientes proveedores. El principal diferenciador de DIOFIL S.A.S., conforme con sus políticas empresariales es garantizar especialmente el derecho fundamental a la intimidad de sus clientes.

15.1. ​Legitimación y finalidad del tratamiento de datos

La Ley 1581 del año 2021 ordena que “el tratamiento debe obedecer a una finalidad legitima de acuerdo con la constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular”, a su vez, la Corte Constitucional preciso que “los datos personales deben ser procesados con un propósito específico y explicito”, en este orden de ideas, la finalidad de la recopilación y utilización de los datos personales no solo puede ser legitima en cuanto a la autorización que otorga el titular para dicho manejo, sino también destinada a los fines exclusivos para los cuales fue suministrada por el titular, lo que quiere decir que por ello informamos previamente al titular de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información, ya que el uso de los datos no puede ser arbitrario ni tener finalidades ambiguas o indeterminadas, por el contrario, su finalidad debe encontrarse previamente delimitada.

15.2. Tratamiento específico de los datos

La Corte Constitucional en Sentencia C-748 de 2011 se ha pronunciado frente al tema y ha estipulado que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estricta relación con el objetivo de la base de datos creada y con la información que previamente se le haya dado a conocer al titular, por lo que las entidades responsables de dicho manejo deben hacer todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de datos al mínimo necesario para sus requerimientos. El manejo de los datos personales en ningún caso puede ser amplio o ambiguo, es decir, el responsable del mismo debe recolectar y usar únicamente los datos que le sean imprescindibles para cumplir la finalidad para la cual fue recolectado en atención con nuestro objeto social.

Los datos recopilados por DIOFIL S.A.S, serán:

• Adecuados
• Pertinentes
• Acordes con las finalidades para las cuales fueron previstos.

15.3. Diagnostico

DIOFIL S.A.S. se asegura de cumplir el principio de legalidad, por lo cual, se realiza una evaluación interna a través del cuestionario de diagnóstico para el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, publicada en diciembre de 2018 por la delegatura para la protección de datos personales de la Superintendencia de Industria y Comercio. Dicho diagnóstico se realiza con la verificación de los siguientes aspectos:

• Principios para el Tratamiento de Datos Personales.
• Tratamiento de Datos Sensibles.
• Derecho de los Titulares de los Datos Personales.
• Autorización para el Tratamiento de Datos Personales.
• Información mínima a los Titulares.
• Suministro de información personal.
• Atención de consultas y reclamos de los Titulares.
• Política de Tratamiento de Datos Personales.
• Aviso de privacidad.
• Reporte de violaciones a los códigos de seguridad.
• Gestión de Encargados del Tratamiento.
• Responsabilidad demostrada
• Registro Nacional de Base de Datos

15.4. Licitud en la recolección de los datos personales

La licitud en la recolección de los datos personales, se encuentra ligada con consentimiento expreso otorgado por el titular de la misma, tal como consigna el Decreto 1377 de 2013. Se entenderá que el titular ha dado su autorización para el tratamiento de datos personales y, que por tanto, el manejo de los mismos por parte de DIOFIL S.A.S., es legal y consensuado con el titular cuando:

• Sea por escrito.
• Sea verbal o mediante conductas inequívocas, es decir, aquellas que no admiten duda o equivocación del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la Autorización.

En otras palabras, la Autorización también se podrá obtener a partir de conductas evidentes, claras e incontrovertibles del Titular que no admitan duda o equivocación sobre su voluntad de dar su consentimiento para que sus datos sean tratados.

16. PAUTAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS FRENTE A TERCEROS

DIOFIL S.A.S, en el ejercicio de su objeto social, requerirá terceras personas que cumplan funciones dentro o fuera de la compañia, por lo cual, pese a ser la única responsable de los datos de usuarios, clientes y proveedores, sus servicios, y de sus trabajadores y proveedores, es también responsable por lo que hagan sus empleados con dicha información, pues se encontrará a su alcance en atención al cargo que ostente dentro de LA EMPRESA. Es por ello que en nuestras vinculaciones contractuales con dependientes o externos se especifican las obligaciones y deberes que como encargados del tratamiento de datos personales deben cumplir, de conformidad con el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012. Dichos deberes para los colaboradores e implementadores serán los siguientes:

• Cumplir las políticas de Tratamiento de datos personales de DIOFIL S.A.S.
• Garantizar seguridad y confidencialidad de los Datos Personales de conformidad con el acuerdo de confidencialidad suscrito en el contrato.
• No usar los Datos Personales para fines diferentes a los autorizados.
• No apropiarse de los Datos Personales (copias de planillas, formularios, grabaciones, archivos electrónicos) luego de culminado el contrato de prestación de servicios.
• Devolver a LA EMPRESA todos los datos que trató durante la prestación de sus servicios

16.1 Deber de seguridad sobre los datos almacenados y recolectados

Todos aquellos datos recolectados mediante plantillas, formularios, videollamadas, reconocimiento facial o dactilar, contratos, o por cualquier otro medio físico o electrónico facilitado, serán protegidos por la compañía a través de medidas de seguridad y seguimientos constantes a sus colaboradores que eviten:

• Accesos indebidos o no autorizados a la información.
• Manipulación de la información.
• Destrucción de la información.
• Usos indebidos o no autorizados de la información.
• Circulación o suministro de la información a personas no autorizadas.

17. AVISO DE PRIVACIDAD

El aviso de privacidad es el documento fisico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a disposición del titular para informarle sobre el tratamiento de sus datos personales. A través del presente documento, DIOFIL S.A.S.,comunica al interesado la información relacionada con la existencia de sus políticas de tratamiento de información, su aplicabilidad, cómo acceder a las mismas y las características del tratamiento de datos personales previsto. El aviso de privacidad de DIOFIL S.A.S., se encuentra disponible públicamente en nuestro sitio web.

18. PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS, QUEJAS, RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS

Si tiene alguna pregunta o solicitud sobre nuestras prácticas de privacidad ,de tratamiento y manejo de datos, en relación con esta Política de Protección y Tratamiento de Datos, póngase en contacto con nosotros por correo electrónico en administracion@diofill.com . En cualquier momento y de forma gratuita, el interesado o su representante podrá solicitar al responsable del tratamiento la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa verificación de su identidad. Las áreas de la empresa encargadas de atender consultas, solicitudes y quejas, donde el Titular puede ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar o revocar la autorización en los términos de la ley, son las siguientes:

RESPONSABLE: DIOFIL S.A.S

Área: Departamento de Cumplimiento Legal

Contacto: administracion@diofill.com

18.1 Consultas

Los interesados, sus herederos o terceros autorizados podrán consultar sobre la información personal del interesado contenida en cualquier base de datos. Por tanto, administracion@diofill.com , garantiza el derecho de consulta, facilitando a los interesados toda la información contenida en el registro individual o vinculada a la identificación del interesado. Para ejercer este derecho, el interesado, heredero, tercero autorizado o representante podrá realizar la consulta a través de:

• Comunicación escrita: dirigida a DIOFIL S.A.S, la cual deberá incluir al menos: Fecha de Solicitud, domicilio y número de teléfono a efectos de notificaciones.
• Correo electrónico: DIOFIL S.A.S, ha proporcionado la dirección de correo electrónico administracion@diofill.com para este propósito.

Las consultas serán atendidas en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recepción. Si no fuera posible dar respuesta en dicho plazo, se informará al interesado antes del vencimiento de los quince (15) días, exponiendo los motivos del retraso e indicando la fecha en la que se atenderá la consulta, que en ningún caso podrá exceder de diez (10) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. El Titular o sus herederos que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser corregida, actualizada o suprimida, o que adviertan el presunto

incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la misma, podrán presentar una queja ante el Responsable del Tratamiento, canalizándola y enviándolo a través del correo electrónico proporcionado o canales habilitados, y debe incluir:

• Identidad del solicitante.
• Copia del documento de identidad.
• Referencia del caso.
• Evidencia de haber sido usuario/cliente/ /proveedor/empleado/contratista de DIOFIL S.A.S.

​18.2 Rectificación y Actualización de Datos

En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el interesado deberá indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que sustente su solicitud.Si la solicitud está incompleta, se requerirá al solicitante dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la queja para subsanar cualquier deficiencia. Si transcurridos un (1) mes desde la fecha del requerimiento, y el solicitante no ha proporcionado la información solicitada, se entenderá que ha desistido de la solicitud. El plazo máximo para atender la queja será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente de su recepción. De no ser posible atender el reclamo dentro de este término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso excederá de los ocho (10) días hábiles siguientes a la vencimiento del primer término.

18.3 Revocación de la autorización

Los Interesados podrán revocar su consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre que no lo impida una disposición legal o contractual. Para tales efectos, DIOFIL S.A.S, establece que el Titular, Representante o Autorizado deberá enviar una comunicación adjuntando un documento de identidad, evidencia de haber sido cliente/usuario /empleado/proveedor/contratista de DIOFIL S.A.S., y enviarla por cualquier de los siguientes medios:

• Comunicación escrita: dirigida a DIOFIL S.A.S,, la cual deberá incluir al menos: Fecha de Solicitud, domicilio, dirección de correo electrónico, número de teléfono para efectos de notificaciones y evidencia prima facie de haber sido cliente/usuario /empleado/proveedor/ de DIOFIL S.A.S,
• Correo electrónico: DIOFIL S.A.S, ha proporcionado la siguiente dirección de correo electrónico: administracion@diofill.com

Cabe señalar que existen dos modalidades en las que se puede producir la revocación del consentimiento.

• El primero podrá ser para todas las finalidades consentidas, por lo que DIOFIL S.A.S., deberá cesar por completo en el tratamiento de los datos del interesado.
• El segundo puede aplicarse a tipos específicos de procesamiento, como por ejemplo con fines publicitarios o de investigación de mercado.

La revocación parcial del consentimiento salvaguarda otras finalidades de tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada, pueda realizar y con las que el Titular esté de acuerdo. La queja,solicitud, petición deberá presentarse a través del correo electrónico:

• Correo electrónico: administracion@diofill.com

19. Eliminación de datos

DIOFIL S.A.S.,se compromete a eliminar de sus bases de datos cualquier información que ya no sea necesaria, es decir, información que ya no sirva para la finalidad para la que fue proporcionada por el interesado o por terminación del contrato entre la empresa y el interesado/ usuario/cliente/contratista/empleado/proveedor.

20. Duración

Esta política entra en vigor a partir de su promulgación y deberá adherirse a las pautas descritas. Su período de vigencia será por un tiempo razonable y necesario para cumplir con los fines del tratamiento.

Autorizada por,

DIOFIL S.A.S

Representante Legal